Wenn Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren möchten (oder müssen), sollten Sie ein Datenmanagement oder besser: ein Digital Asset Management (kurz: DAM) einführen. Mit einem solchen Daten- bzw. Assetmanagementsystem können Sie Ihre digitalen Inhalte wie Bilder, Videos, PDF-Dokumente oder Audiodateien zentral speichern und verwalten. Ganz im Sinne des ISCM-Prinzips (Information Supply Chain Management) können Inhalte prozessgeregelt abgelegt, gefunden und für die Produktion von Kommunikationsmitteln verwendet werden. Durch solch eine Dokumentenmanagement ist eine enorme Zeit- und Kostenersparnis zu verzeichnen. Die Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie Versionierungen und einer Revisions-Sicherheit sind ebenso garantiert wie eine schnellere Produkteinführungszeit (time-to-market) und ein einheitliches Ausspielen von Assets in die Märkte. Lassen Sie die Software Ihre Daten und Dokumente managen!
Ein spezieller Bereich der DAM-Lösungen sind PIM-Systeme. Ihr Produktmanagement stellt dafür die einzelnen Produktinformationen bereit, die für verschiedene Ausgabemedien verwendet werden sollen. Ihr Unternehmen kann von vielfältigen Vorteilen profitieren: Sie erhalten eine medienneutrale und zentrale Systemverwaltung, in der Daten einfach gepflegt und modifiziert werden können. Sie haben somit immer und überall valide Produktdaten. Die interne Freigabe erfolgt einem einheitlich definierten und transparenten Prozess. Mehrsprachigkeit für die verschiedenen Vertriebskanäle und Märkte stellt kein Problem dar, gleich ob Sie im PRINT-Bereich Datenblätter, Broschüren oder Kataloge ausspielen wollen oder im Digital-Bereich eCommerce-Plattformen, Portale oder Websites mit einheitlichen Produktinformationen befüllen wollen. Viele verschiedene Ausgabemedien – ein einheitliches System für Ihr Produktmanagement!
Sollen in Ihrem Unternehmen „nur“ die sogenannten Media Assets (wie Bilder, Logos, Grafiken, Videos, Audios oder Dokumente) zentral verwaltet werden, empfiehlt sich ein Media Asset Management-System (kurz MAM). Mehr als eine bloße Bilddatenbank: Hier greifen nach der Verschlagwortung der Assets festgelegte und transparente Freigabemechanismen. Diese stellen sicher, dass für die Kommunikation und für die Erstellung von Vermarktungsmaterialen nur die aktuellsten freigegebenen Bilder genutzt werden. Der hohe Benutzerkomfort bei der Suche nach Media Assets in dem zentralen System und die damit verbundene Anwender-Zufriedenheit garantieren eine hohe Rentabilität und einen sofortigen Return on Investment. Durch den Einsatz von Kunden-Portalen nimmt die Geschwindigkeit für die Bereitstellung von Assets zu („share“). Ferner stellt die direkte Integration und Aktualisierung der unternehmenseigenen Assets in den sozialen Medien wie YouTube, Vimeo oder Facebook einen nicht zu unterschätzenden Marketing-Vorteil in der digitalen Welt dar.
Nach der Prozessanalyse der IST-Situation entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen ein digital gesteuertes Prozessmanagement, womit sich diverse Kommunikationsmittel viel leichter erstellen lassen. Wir definieren verschiedene Benutzerrollen, denen alle ihre eigenen Abläufe („workflows“) zugewiesen werden. Diese sind nach unserer erfolgreichen Prozessoptimierung beispielsweise Datenerfassung und -anreicherung, (mehrstufige) Freigabeschritte und Übersetzungs- und Archivierungsworkflows. Die Erfassung und Dokumentation der einzelnen Arbeitsschritte in einem zentralen System sind Grundlage für die Revisionssicherheit, Versionierung und die Erfüllung von anderen Compliance-Anforderungen. Den Mitarbeitern wird ein modernes und transparentes Auftragsverwaltungs- und Prozessmanagementsystem zur Verfügung gestellt, inkl. 4-Augen-Prinzip und Vertreterregelung.
FAZIT: Die digitale Transformation ist nur bei gleichzeitiger Anpassung von den prinzipiellen Geschäftsprozessen, der Organisationsstruktur und der Systeme erfolgreich. Und nicht zu vergessen: Auch die Mitarbeiter müssen im Rahmen des Change Managements so motiviert werden, dass Sie gerne auf die „Reise in die digitale Welt“ mitkommen.
